sellerogro
Cyfrowy fundament e-commerce: Jak dedykowane środowisko operacyjne zautomatyzowało produkcję i serwis w BHP-ex
Dla firmy BHP-ex rok 2026 stał się momentem przełomowym - wejście w e-commerce z szeroką ofertą odzieży roboczej i akcesoriów miało być krokiem milowym w rozwoju. Jednak specyfika branży BHP generuje wyzwania, z którymi standardowe platformy sprzedażowe nie są w stanie sobie poradzić. Zespół SelleroGroup zidentyfikował bariery, które bez odpowiedniej technologii groziły poważnymi stratami czasu i błędami ludzkimi:
- Złożony workflow personalizacji: Klient w e-commerce rzadko kupuje „samą kurtkę”. Najczęściej jest to produkt z haftem lub nadrukiem logotypu. Brak dedykowanego systemu do obsługi produkcji powodował, że informacje o technologii znakowania rozpraszały się w mailach, co generowało ryzyko pomyłek produkcyjnych.
- Wąskie gardło posprzedażowe (RMA): Branża odzieżowa cechuje się dużą dynamiką zwrotów i wymian rozmiarów. Bez ustrukturyzowanego procesu, obsługa tych zgłoszeń blokowała dział obsługi klienta (15 osób obsługujących 3 oddziały stacjonarne i sklep online).
- Zarządzanie usługami cyklicznymi: Sprzedaż profesjonalnego sprzętu, jak szelki bezpieczeństwa, wymaga terminowych przeglądów technicznych. Brak automatycznego nadzoru nad tymi datami oznaczał utratę realnego zysku z usług serwisowych.
- Chaos hybrydowy: Konieczność połączenia obsługi w Gnieźnie, Gdańsku i Kowalach z nowym kanałem online bez spójnego środowiska operacyjnego groziła utratą kontroli nad danymi klientów.
Sellerogroup
Mapowanie procesów jako fundament skali
Sercem transformacji w BHP-ex nie było samo oprogramowanie, ale precyzyjne mapowanie procesów biznesowych. Zespół SelleroGroup przeprowadził szczegółową analizę, która pozwoliła wyeliminować wąskie gardła (blokady) w przepływie informacji między sklepem internetowym a produkcją i serwisem.
Kluczowym elementem strategii było wdrożenie SPA (Smart Process Automation). Jest to technologia inteligentnego zarządzania procesami, która pozwala na stworzenie dedykowanych ścieżek pracy (workflow) dla każdego typu zamówienia czy zgłoszenia.
W ramach warsztatów zaprojektowaliśmy 8 dedykowanych ścieżek, które zastąpiły dotychczasowy, rozproszony model pracy:
1. Workflow Produkcyjny (Personalizacja):
- Hafty: Dedykowany proces dla logotypów nanoszonych nicią.
- Nadruki: Proces dla personalizacji metodą sitodruku/termotransferu.
- Personalizacja online: Obsługa zgłoszeń projektowych wprost ze strony www.
2. Workflow Posprzedażowy (RMA):
- Reklamacje: Pełna ścieżka od wady towaru do decyzji.
- Zwroty: Proces obsługujący odstąpienie od umowy.
- Wymiana rozmiaru: Szybka ścieżka logistyczna bez zbędnej biurokracji.
- Przeglądy szelek: Automatyczny nadzór nad terminami badań technicznych.
- Zapytania ofertowe: Obsługa klientów B2B potrzebujących wycen hurtowych.
Dzięki temu podejściu, każde działanie w firmie zyskało swój cyfrowy odpowiednik. System sam „wie”, jakie zadanie i komu przypisać w zależności od tego, co zamówił klient.
Sellerogroup
Scentralizowane centrum operacyjne
Wdrożenie zrealizowaliśmy w modelu hybrydowym (Fixed Price + Time & Material), tworząc dedykowane środowisko operacyjne oparte na Bitrix24 Professional. System stał się „mózgiem” firmy, zintegrowanym bezpośrednio z logiką sklepu PrestaShop.
Kluczowe fundamenty techniczne:
- Integracja REST API: Standard bezpiecznej wymiany danych, dzięki któremu zamówienia ze sklepu automatycznie trafiają do systemu w czasie rzeczywistym - bez ręcznego przepisywania.
- 8 ścieżek SPA (Smart Process Automation): Zaawansowana automatyzacja, która pilnuje, aby każde zgłoszenie (np. reklamacja, haft czy przegląd) trafiło do właściwego pracownika w odpowiednim workflow (cyklu pracy).
- Omnichannel: Połączenie z telefonią i WhatsApp. Cały UX (jakość doświadczeń klienta) jest spójny, a historia kontaktu z trzech oddziałów dostępna w jednym miejscu.
Dzięki środowisku Bitrix24 BHP-ex zyskało bezpieczny system, który maksymalizuje ROI (zwrot z inwestycji) poprzez eliminację błędów ludzkich i chaosu w dokumentacji.
Sellerogroup
Skalowalność bez chaosu
Dzięki wdrożeniu dedykowanego środowiska, firma BHP-ex przygotowała się na wzrost zamówień bez konieczności liniowego zwiększania zatrudnienia. Procesy, które wcześniej były uznawane za „trudne” i niestandardowe, stały się w pełni mierzalne.
| Proces operacyjny | Przed wdrożeniem (Wyzwanie) | Po wdrożeniu (Efekt biznesowy) | |
| Personalizacja (Hafty/Nadruki) | Rozproszona komunikacja (maile, telefony), ryzyko pomyłek produkcyjnych. | Automatyczny workflow: Produkcja widzi precyzyjne wytyczne bezpośrednio w systemie. | |
| Obsługa posprzedażowa (RMA) | Ręczne procesowanie zwrotów i wymian, blokujące dział obsługi klienta. | Standard cyfrowy: Jasna ścieżka od zgłoszenia do zwrotu środków i korekty faktury. | |
| Przeglądy okresowe szelek | szelek Proces manualny, ryzyko przeoczenia terminów obowiązkowych badań. | Automatyzacja lojalności: System sam przypomina o terminach kolejnych usług. | |
| Zarządzanie oddziałami | Utrudniony przepływ informacji między 3 lokalizacjami a e-commerce. | Centralizacja: Wszystkie procesy (online i offline) widoczne w jednym, bezpiecznym miejscu. |
Sellerogroup
Sekcja FAQ: Odpowiedzi na kluczowe pytania
Czy dane moich klientów są bezpieczne w nowym systemie?
Absolutnie. Wszystkie procesy odbywają się wewnątrz jednego, scentralizowanego środowiska Bitrix24. Dzięki wykorzystaniu REST API do wymiany informacji z PrestaShop, dane nie są przesyłane do zewnętrznych narzędzi, co minimalizuje ryzyko wycieku i ułatwia zachowanie standardów RODO.
Czy pracownicy sklepów stacjonarnych poradzą sobie z obsługą?
Tak. Podczas wdrożenia skupiliśmy się na wysokim poziomie UX (User Experience). Pracownicy nie muszą znać się na technologii - korzystają z intuicyjnej nakładki interfejsu, gdzie każdy proces (np. reklamacja czy haft) ma jasne statusy i przypisane zadania. To skraca czas przyuczenia nowej osoby do minimum.
Czy mam dostęp do procesów produkcyjnych z poziomu telefonu?
Tak, wdrożone środowisko jest w pełni responsywne. Jako właściciel lub manager możesz monitorować kluczowe KPI (wskaźniki efektywności) i postępy w personalizacji odzieży z dowolnego miejsca, korzystając z dedykowanego narzędzia mobilnego.
Jak system radzi sobie z obsługą klientów offline i online jednocześnie?
To największa zaleta wdrożenia. Niezależnie od tego, czy klient zgłasza reklamację w oddziale w Gdańsku, czy składa zamówienie na haft przez sklep internetowy – wszystko trafia do tego samego workflow (obiegu pracy). Dzięki temu unikasz chaosu informacyjnego i masz pewność, że żadne zlecenie nie zostanie przeoczone.
.