sellerogro
SERON: Automatyzacja HR i floty zwiększająca efektywność operacyjną
Firma SERON, lider w produkcji maszyn sterowanych numerycznie, mierzyła się z wyzwaniem typowym dla dynamicznie rosnących przedsiębiorstw produkcyjnych. Tradycyjny obieg dokumentów stał się wąskim gardłem, generując straty czasu i błędy. Zespół SelleroGroup zdiagnozował trzy kluczowe obszary wymagające natychmiastowej optymalizacji:
- Chaos w urlopach: Ręczne przeliczanie limitów przez dział kadr i fizyczne krążenie wniosków między biurkami wydłużało proces decyzyjny o 48h.
- Problematyczne delegacje: Rozliczanie wyjazdów serwisowych bez cyfrowego połączenia z flotą aut prowadziło do błędów w danych i braku kontroli nad kosztami.
- Straty operacyjne: Specjaliści pracujący na hali produkcyjnej i w terenie byli obciążeni „papierologią”, co obniżało ich realną efektywność o ok. 20%.
Cel wdrożenia: Całkowite wyeliminowanie papieru i zastąpienie go jedną, spójną strukturą cyfrową, która skróci czas akceptacji wniosków do minimum.
Sellerogroup
Rozwiązanie: Cyfrowy fundament procesów (Analiza i Warsztaty)
Zanim wdrożyliśmy jakiekolwiek narzędzie, zespół SelleroGroup przeprowadził szczegółowe mapowanie procesów wewnątrz firmy SERON. Kluczem do sukcesu było wyeliminowanie wąskich gardeł, czyli momentów, w których informacja „utykała” na papierze lub w mailach.
Kluczowe aspekty wdrożenia:
- Zautomatyzowany Lejek Urlopowy: Skonfigurowaliśmy dedykowany proces akceptacji wniosków. System automatycznie przelicza limity dni wolnych dla każdego pracownika, co eliminuje błędy w wyliczeniach o 100%.
- Moduł Delegacji i Floty: Wykorzystaliśmy funkcjonalność Smart Process / Listy, aby stworzyć cyfrowy rejestr pojazdów służbowych (nr rejestracyjne, terminy przeglądów). Rejestr jest bezpośrednio połączony z wnioskami o delegacje, dzięki czemu proces planowania wyjazdów jest w pełni transparentny.
- Workflow Akceptacji: Zaprojektowaliśmy ścieżkę „Przełożony -> Kadry”, która pozwala na podjęcie decyzji jednym kliknięciem. Dzięki temu dane są bezpieczne w jednym systemie, a historia każdego wniosku jest dostępna do wglądu w dowolnym momencie.
- Samoobsługa pracownicza: Dzięki dedykowanym polom w profilach, każdy pracownik ma natychmiastowy dostęp do informacji o swoich wyjazdach i urlopach, co kończy erę dzwonienia do działu kadr z zapytaniami o status wniosku.
Sellerogroup
intuicyjne centrum operacyjne
Zespół SelleroGroup skoncentrował się na pełnej cyfryzacji obiegu dokumentów wewnątrz systemu Bitrix24. Zamiast skomplikowanych formularzy, pracownicy SERON otrzymali dedykowane narzędzie w pełni zintegrowane z ich codziennym środowiskiem pracy.
Kluczowe aspekty techniczne wdrożenia:
- Interfejs (Portal): Pracownicy nie muszą poruszać się po skomplikowanych ustawieniach systemu. Korzystają z środowiska Bitrix24, które wyświetla tylko niezbędne funkcje. To sprawia, że obsługa wniosku jest prosta i nie wymaga specjalistycznego przeszkolenia.
- Moduł E-Leave (Urlopy): Skonfigurowaliśmy automatyczne obliczenia limitów. System sam pilnuje dostępnych dni wolnych, co eliminuje błędy ludzkie przy ręcznym przeliczaniu wniosków o 100%.
- Zarządzanie Flotą i Delegacjami: Wykorzystaliśmy mechanizmy Smart Process oraz Listy, aby stworzyć cyfrowy rejestr pojazdów (numery rejestracyjne, przeglądy). Jest on bezpośrednio połączony z „lejkiem delegacji”, co pozwala na pełną kontrolę nad zasobami logistycznymi firmy.
Sellerogroup
Wyniki: Efektywność operacyjna w liczbach
Dzięki cyfryzacji procesów w Bitrix24, firma SERON wyeliminowała wąskie gardła w komunikacji na linii pracownik-administracja. Automatyzacja sprawiła, że wnioski nie gubią się na biurkach, a każda decyzja o urlopie czy delegacji jest podejmowana jednym kliknięciem. Pozwoliło to na odzyskanie czasu, który wcześniej pochłaniała „papierologia”, i przekierowanie go na kluczowe zadania związane z produkcją oraz serwisem maszyn CNC.
Poniższa tabela przedstawia skalę poprawy kluczowych wskaźników efektywności (KPI) po wdrożeniu przeprowadzonym przez SelleroGroup:
| Obszar | Przed wdrożeniem (Model tradycyjny) | Po wdrożeniu (System Bitrix24) | Wzrost efektywności | |
| Proces urlopowy | Papierowe wnioski i ręczne liczenie | Automatyczny lejek i e-wnioski | 100% cyfrowy obieg | |
| Dostęp do danych | Zapytania telefoniczne do kadr | Samoobsługa (Self-service) w systemie | Natychmiastowy wgląd | |
| Ewidencja floty | Rozproszone informacje o autach | Zintegrowany rejestr pojazdów | Pełna transparentność | |
| Bezpieczeństwo danych | Dokumenty fizyczne | Bezpieczna baza w jednym systemie | Maksymalna ochrona |
Sellerogroup
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy dane moich pracowników są bezpieczne?
Tak. Wszystkie informacje o urlopach i delegacjach są przechowywane wewnątrz jednego, sprawdzonego systemu Bitrix24. Dzięki konfiguracji przygotowanej przez SelleroGroup, dostęp do wrażliwych danych mają wyłącznie osoby uprawnione (np. dział kadr i bezpośredni przełożony).
Czy obsługa systemu jest skomplikowana dla pracowników produkcyjnych?
Nie. Priorytetem wdrożenia było uproszczenie procesów. Pracownicy korzystają z intuicyjnego interfejsu, w którym złożenie wniosku zajmuje kilka chwil, a kluczowe informacje, jak limity urlopowe, są widoczne od razu po wejściu w system.
Czy system jest dostępny na urządzeniach mobilnych?
Tak. Rozwiązanie oparte o Bitrix24 pozwala na korzystanie z funkcji HR i logistycznych z dowolnego miejsca – co jest kluczowe dla serwisantów SERON pracujących w terenie u klientów.
Co się dzieje z historią papierowych wniosków po wdrożeniu?
Cała nowa dokumentacja od momentu wdrożenia jest tworzona i archiwizowana cyfrowo. Historia wyjazdów i urlopów jest dostępna w systemie w każdej chwili, co eliminuje problem gubiących się dokumentów i ułatwia raportowanie.
.