Wzrost efektywności operacyjnej o 40%

sellerogroup

Wzrost efektywności operacyjnej o 40% i redukcja kosztów administracyjnych o 95%

Centrum rehabilitacji RENOMED odzyskał pełną kontrolę nad rentownością dzięki eliminacji procesów manualnych. Wdrożenie autorskiego ekosystemu opartego na Bitrix24 pozwoliło na niemal całkowite wyeliminowanie błędów w rozliczeniach oraz odzyskanie 90% czasu poświęcanego dotychczas na czynności biurowe.

Diagnoza: Skala strat przed wdrożeniem

Brak zintegrowanego systemu generował mierzalne deficyty w każdym obszarze działalności:

95% strat czasu biura: Pracownicy administracyjni poświęcali niemal cały tydzień pracy w miesiącu (40h) na weryfikację błędnych statusów i manualne prostowanie raportów.
20% opóźnień w przychodach: Co piąta wizyta była raportowana po terminie, co zaburzało płynność finansową i uniemożliwiało rzetelne planowanie zysków.
Brak kontroli nad 100% materiałów: Zerowa ewidencja zużycia środków medycznych w czasie rzeczywistym prowadziła do nieplanowanych kosztów i przestojów w pracy specjalistów.
Wysoki współczynnik błędów: Manualne przepisywanie danych między arkuszami powodowało błędy w rozliczeniach, które bezpośrednio obniżały marżę firmy.

DMetodologia: Zaawansowane mapowanie procesów i architektura informacji

Prace programistyczne poprzedziły rygorystyczne warsztaty analityczne. Przeanalizowaliśmy każdy etap interakcji rehabilitanta z pacjentem oraz obieg dokumentacji, aby wyeliminować luki w przepływie danych.

Strategiczne projektowanie ekosystemu:

Mapowanie ścieżki pacjenta: Zidentyfikowaliśmy punkty wycieku danych i stworzyliśmy w CRM procesy automatycznie przypisujące pacjenta do specjalisty.
Dedykowane moduły procesowe: Wdrożyliśmy w Bitrix24 autorskie struktury dla wizyt i zamówień. Dzięki temu system precyzyjnie łączy wykonaną usługę z realnym kosztem zużytych materiałów.
Optymalizacja UX: Priorytetem była redukcja kliknięć. Interfejs został zaprojektowany tak, aby raportowanie było naturalnym elementem pracy rehabilitanta, a nie obciążeniem.

Mechanizmy kontroli algorytmicznej: Wprowadziliśmy logikę Procedury 23:30. Zrozumieliśmy, że rzetelność danych wymaga automatyzacji. System codziennie o stałej porze samodzielnie weryfikuje statusy wizyt, eliminując błędy wynikające z zapominalstwa personelu.

Portal Rehabilitanta - Autorska nakładka zamiast przeładowanego systemu

Kluczem do sukcesu było zrozumienie, że rehabilitant w trakcie pracy nie ma czasu na przeklikiwanie się przez złożone moduły CRM. Dlatego zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy Portal Rehabilitanta - dedykowaną nakładkę webową, która pełni rolę lekkiego interfejsu (frontendu), podczas gdy potężny silnik Bitrix24 zarządza wszystkimi danymi w tle.

Dlaczego postawiliśmy na autorski portal?

Maksymalna prostota (UX): Interfejs ograniczyliśmy do niezbędnego minimum: listy pacjentów, kalendarza i zamówień. Redukcja liczby kliknięć sprawiła, że system stał się wsparciem, a nie biurokratycznym obciążeniem.
Centrum dowodzenia w kalendarzu: Wprowadziliśmy intuicyjny system kolorystyczny. Jeden rzut oka na ekran wystarczy, by wiedzieć, co wymaga uwagi (🔴 czerwony - brak rozliczenia, 🟢 zielony - wizyta zamknięta).
Pełna mobilność: Portal jest w pełni responsywny. Dzięki temu rehabilitanci mogą rzetelnie raportować pracę bezpośrednio ze smartfona, zaraz po zakończeniu wizyty u pacjenta.
Optymalizacja kosztów i czasu: Wykorzystaliśmy obiekty SPA wewnątrz Bitrix24 jako bazę danych. Dzięki temu klient otrzymał narzędzie "szyte na miarę" bez konieczności budowania całego backendu od zera.

Sellerogroup

Moduł Zamówień - koniec z brakami w zaopatrzeniu

W pracy fizjoterapeuty brak taśm kinezyterapeutycznych, żeli czy środków do dezynfekcji oznacza realny przestój. Przed wdrożeniem zgłaszanie braków odbywa się chaotycznie. W ramach Portalu Rehabilitanta stworzyliśmy dedykowany moduł, który łączy pracę operacyjną z logistyką biura.

Jak to działa w praktyce?

Zgłoszenie w 10 sekund: Rehabilitant może zgłosić zapotrzebowanie na materiały bezpośrednio z poziomu Portalu, nawet między wizytami.
Dynamiczny katalog: Lista produktów nie jest "zaszyta" w kodzie. Administrator zarządza ofertą towarów bezpośrednio w Bitrix24 (obiekty SPA), a Portal automatycznie aktualizuje listę dostępną dla pracowników.
Automatyzacja obiegu: Każde zamówienie trafia natychmiast do biura jako konkretne zadanie. Eliminuje to zbędną komunikację mailową i telefoniczną na linii pracownik-magazyn.
Pełna analityka: Dzięki gromadzeniu danych w Bitrix24, zarząd firmy widzi realne zużycie materiałów w skali miesiąca, co pozwala na lepsze planowanie zakupów i optymalizację kosztów.

Sellerogroup

Wyniki, które mówią same za siebie - efektywność w liczbach

Wdrożenie w RENOMED to nie tylko poprawa komfortu pracy, ale przede wszystkim twarde dane biznesowe. Proces, który wcześniej paraliżował biuro na koniec każdego miesiąca, został niemal całkowicie zautomatyzowany.


Wskaźnik	Przed wdrożeniem	Po wdrożeniu	Poprawa
Czas rozliczeń miesięcznych	8–10 godzin	< 1 godzina	-90%
Liczba zaległych wizyt	15–20%	2–3%	-85%
Czas biura na "gaszenie pożarów"	30–40 h / m-c	0–2 h / m-c	-95%
Błędy w dokumentacji	8–12 / m-c	0–1 / m-c	~100%

Efekt biznesowy i ROI: Dzięki drastycznej redukcji błędów i oszczędności czasu pracy (ponad 30-40 godzin miesięcznie w skali firmy), inwestycja w Portal Rehabilitanta zwróciła się już po 8–12 miesiącach. System nie tylko zarabia na siebie poprzez odzyskany czas, ale przede wszystkim zapewnia 100% przejrzystości danych medycznych i finansowych.

Sellerogroup

Głos klienta

„Wdrożenie Portalu Rehabilitanta zmieniło sposób, w jaki pracujemy. Przedtem nasze biuro żyło w chaosie ostatnich dni każdego miesiąca, a my spędzaliśmy godziny na pilnowaniu statusów. Dziś, dzięki automatyzacji i procedurze 23:30, wszystko odbywa się bez naszego udziału.

Najwięcej satysfakcji daje fakt, że portal jest naprawdę prosty – fizjoterapeuci opanowali go w godzinę i od razu zaczęli pracować sprawniej. System intuicyjnie reaguje na ich potrzeby, a my mamy pełną kontrolę nad wizytami i materiałami w jednym miejscu. To inwestycja, która zwraca się w kilka miesięcy.”

- Piotr Sochan, właściciel RENOMED

Sellerogroup

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy dane medyczne pacjentów są bezpieczne w takim systemie?

Tak. Wszystkie dane, w tym dane wrażliwe (PESEL, historia schorzeń), są przechowywane bezpośrednio w profesjonalnym środowisku Bitrix24, które spełnia rygorystyczne normy bezpieczeństwa i RODO. Portal Rehabilitanta pełni jedynie funkcję bezpiecznego "okna" do tych danych, nie przechowując ich na zewnętrznych, nieautoryzowanych serwerach.

Jakie są wymagania sprzętowe dla pracowników korzystających z Portalu?

Portal został zaprojektowany w technologii responsywnej (RWD), co oznacza, że nie wymaga instalacji żadnego oprogramowania. Rehabilitanci mogą z niego korzystać na dowolnym urządzeniu z dostępem do internetu - smartfonie, tablecie czy laptopie. Jest to szczególnie istotne dla pracowników świadczących usługi w terenie.

Czy administrator może samodzielnie zmieniać pola widoczne dla rehabilitantów?

Tak, to była jedna z kluczowych potrzeb RENOMED. Dzięki wykorzystaniu obiektów SPA w Bitrix24, administrator może dodawać nowe pola w CRM lub zmieniać listę produktów w katalogu zamówień. Zmiany te są natychmiast widoczne w Portalu bez konieczności angażowania programisty i modyfikacji kodu aplikacji.

Co się dzieje, gdy rehabilitant zapomni rozliczyć wizytę przed końcem dnia?

System został wyposażony w autorski mechanizm kontroli algorytmicznej - tzw. Procedurę 23:30. Jeśli wizyta nie zostanie rozliczona do tej godziny, system automatycznie ją zamyka i oznacza kolorem czerwonym. Pozwala to na natychmiastowe wychwycenie braków w dokumentacji i eliminuje konieczność ręcznego sprawdzania setek wizyt przez zespół administracyjny.

sellerogroup